Fondé en 1979, le cabinet de comptables agréés Demers Beaulne a connu une expansion soutenue au fil des ans. Aujourd'hui, les 21 associés et les 100 employés forment une équipe dynamique et professionnelle, apte à répondre aux besoins les plus diversifiés de sa clientèle. Le cabinet est membre de l'International Association of Practising Accountants (IAPA) et de l'association Buchanan Hyatt, avec des bureaux affiliés à travers le monde. Par le biais de cette association, la firme compte 408 associés répartis dans 118 bureaux. Le cabinet Demers Beaulne et ses affiliés jouissent d'une réputation à la hauteur des exigences de départ de ses fondateurs.

Nous désirions faciliter et améliorer le processus de préparation de déclarations de revenus et réduire par le fait même la quantité impressionnante de papier utilisée en passant au mode sans papier. Notre cabinet se fait aussi un devoir de veiller à la préservation de notre environnement social et écologique en recyclant le papier et en utilisant, de préférence, les voies électroniques pour communiquer. La saison d'impôt T1 est toujours une période de l'année où la pression et la charge de travail sont élevées, en raison notamment des innombrables manipulations de documents. Nous avons donc considéré CCH Scan pour nous aider à atteindre cet objectif de simplification du processus de préparation et de révision des déclarations. De plus, comme nous étions déjà des utilisateurs de Taxprep, l'intégration entre les deux produits était un atout important en faveur de CCH Scan.

Nous avons apprécié plusieurs fonctionnalités qui ont facilité la révision comme le surligneur et les bulles de notes, mais celles que nous avons préférées le plus sont les « Connector Stamp » (outil permettant d'ajouter des références entre différents documents) ainsi que la calculatrice à ruban PDF permettant d'additionner différents montants, comme le ferait une calculatrice à ruban traditionnelle. Nous avons aussi personnalisé les marques de révision de PDFlyer pour que celles-ci correspondent à nos standards existants. Toutes ces fonctionnalités nous ont permis d'être aussi efficaces, sinon plus, dans ce nouvel environnement sans papier.

Nous avons aussi acheté PDFlyer, un plugiciel complémentaire d'Adobe Acrobat pour la préparation des déclarations T1. Nous serions maintenant incapables de nous en passer. Cet outil possède des fonctionnalités spécialisées pour la préparation et la révision des déclarations T1 qui facilitent grandement le processus sans papier.

Nous apprécions que tous les documents relatifs à la déclaration de revenus soient produits en format électronique, par exemple les feuillets, les feuilles de travail, les notes aux clients, etc. Cette fonctionnalité nous fait épargner beaucoup de temps - lorsque nous voulons consulter le fichier ultérieurement - et d'espace de rangement. Tout est sauvegardé sur un serveur et nous pouvons accéder facilement aux fichiers directement à partir de notre poste de travail.

Le fait de numériser les documents en début de processus répartit la charge de travail tout au long de la saison d'impôt et nous dégage de la tâche d'effectuer les photocopies dans les dernières semaines.

Pour la première année d'utilisation de CCH Scan, nous avons produit plus de 950 déclarations. Notre bureau a déjà implanté des moniteurs doubles pour l'ensemble des stations de travail impliquées dans le processus de préparation et de révision des déclarations. La révision des déclarations est grandement simplifiée en utilisant le PDF des documents sources sur un écran et Taxprep avec le panneau Xpress sur l'autre écran. Il suffit de parcourir la liste des données saisies affichée dans l'outil Xpress et de cocher celles-ci à l'aide des marques de révision de Taxprep. Une fois la liste parcourue et contre-vérifiée à l'aide du PDF généré par CCH Scan, nous sommes assurés que rien n'a été oublié.

La numérisation a été intégrée comme une étape importante de notre flux de travail. En personnalisant des états de la déclaration, il est possible d'en faire le suivi dans le Gestionnaire de clients.

La structure de signets normalisée dans les documents PDF nous permet de retrouver rapidement les différents types de feuillets du client.

Nous épargnons également beaucoup de temps lorsque l'ARC ou RQ nous font des demandes postcotisation à la suite de nos transmissions TED. Auparavant, ces demandes nécessitaient un temps considérable, car nous devions nous déplacer physiquement pour chercher le dossier-client. Maintenant, il nous suffit d'ouvrir le fichier Taxprep et d'imprimer les pages du document PDF jointes à la déclaration. Nous télécopions celles-ci à l'ARC ou à RQ et le tour est joué. Cela réduit considérablement les inconvénients reliés à la TED une fois la saison terminée.